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| ISAC is seeking a full-time Legal and Administrative Assistant. This is a permanent, full time, unionized position. The preferred start date is late May/early June. WHAT YOU’LL DO The primary role of Legal and Administrative Assistant is to provide litigation support to legal staff, as well as administrative assistance to program staff and management. As a Legal and Admin Assistant, you will be responsible for a broad range of specialized administrative support and confidential secretarial services, assisting as appropriate in routine aspects of factual research, preparing various routine and specialized administrative documents and correspondence requiring knowledge of legal terminology and formats. This position reports to the Office Manager and is located at ISAC’s downtown Toronto office. Candidates must be able to work flexible hours, including some evenings and week-ends. KEY RESPONSIBILITIES: Litigation Support: • Prepare and file legal documents with courts and tribunals, maintain litigation and other files; assist with the scheduling of court appearances and other appointments and deadlines; and handling of correspondence. • Prepare motion records, affidavits, and documents required for appeals and judicial reviews (such as factums, appeal book and compendium, book of authorities). • Prepare materials and coordinate logistics for meetings, training sessions, conferences and other events. • Assist with advocacy, outreach and law reform projects and campaigns including compiling reports, assisting with the preparation of presentations and coordination of material distribution. • Manage case management system, ensuring the data is accurate and complete • Assist with training staff on administrative and computer procedures, including file management systems. • Open client files and maintain up-to-date contact information for the active files • Coordinate and manage reminder system for legal deadlines • Maintain legal libraryAdministrative Support: • Provide administrative support for program staff • Assist with developing office procedures, training staff on administrative processes and computer applications • Respond to telephone and email inquiries and provide referrals • Coordinate internal intake system to appropriately direct potential intakes and client inquiries to staff • Work with other support staff at ISAC and sister clinics to ensure reception desk is staffed • Coordinate staff travel and accommodation • Manage incoming and outgoing mail and courier • Book meetings rooms and conference venues • Provide support for Board and other tasks as may be assigned QUALIFICATIONS AND SKILL REQUIREMENTS: • Diploma/Certificate from a recognized legal assistant program • Minimum 3 years’ experience as a legal assistant • Experience with civil litigation including experience with the Ontario Rules of Civil Procedure and/or Federal Court Rules • Familiarity with rules and filing requirements pursuant to various courts and tribunals, including but not limited to: Small Claims Court, Superior Court, Divisional Court, Federal Court, as well as the Ontario Labour Relations Board, Social Benefits Tribunal, Human Rights Tribunal of Ontario, Social Security Tribunal • Experience with document preparation including motion, records, affidavit of documents, and material required for appellate and judicial review work • Client service experience and strong communications skills • Ability to work with diverse communities, particularly low-income and historically marginalized groups • Strong administrative and organizational skills and the ability to prioritize • Good judgment and strong problem-solving abilities • Excellent MS Word, Excel, Microsoft Outlook, AdobePro and internet research skills • Ability to work under pressure with attention to accuracy and detail • Ability to work with minimal supervision and on own initiative as well as collaboratively as part of a team ASSETS: • French Bilingual • Familiarity with income security law (Ontario Works, Ontario Disability Support Program, Employment Insurance, and Canada Pension Plan) • Experience with appellate level litigation • Experience in a legal clinic or other non-profit • Experience with webinar software, such as Zoom, WebEx or Skype for BusinessIn addition to review of qualifications, interviews and reference checks, successful candidates may be invited to participate in a competency-based assessment.REMUNERATION AND APPLICATION PROCESS: This is a full-time position with an annual salary of $63,000 – $75,000 depending on relevant experience. There is a group benefit package and 5.5% RRSP on top of salary.Please send applications by April 30, 2021 to: konevae@lao.on.ca, with the subject line: Legal & Administrative Assistant Application.ISAC is an equal opportunity employer and is committed to an equitable, diverse, and inclusive workforce. We encourage applications from equity seeking groups including but not limited to women, individuals of indigenous descent, persons with disabilities, members of racialized communities, people of diverse faiths and creeds; and people of diverse gender identities or expressions.We thank all applicants; however only candidates selected for an interview will be contacted. Il s’agit d’un poste syndiqué permanent. La date prévue d’entrée en fonction est le fin mai 2021. VOS TÂCHES Le rôle principal de l’adjoint juridique et administratif est de fournir du soutien des recours en justice au personnel juridique et d’accorder une aide administrative au personnel des programmes et à la direction. L’adjoint juridique et administratif est responsable d’un large éventail de services spécialisés de soutien administratif et de secrétariat confidentiels, contribuant, le cas échéant, aux aspects ordinaires de la recherche factuelle, préparant divers documents administratifs ordinaires et spécialisés et de la correspondance exigeant une connaissance de la terminologie et des formats juridiques. Le titulaire du poste relève du gestionnaire du bureau et il sera situé au bureau du CASR, au centre-ville de Toronto. Les candidats doivent pouvoir travailler selon un horaire flexible, y compris le soir et la fin de semaine. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS: Soutien des recours en justice: • Préparer et déposer des documents juridiques auprès des tribunaux, tenir à jour les dossiers de litige et les autres dossiers; aider à la programmation des comparutions devant le tribunal et d’autres rendez-vous et dates limites; et gérer la correspondance. • Préparer les dossiers de motion, les affidavits et les documents requis pour les appels et les révisions judiciaires (comme les mémoires, le dossier d’appel et le recueil, le recueil de sources). • Préparer le matériel et coordonner la logistique des réunions, les séances de formation, les conférences et d’autres événements. • Contribuer aux projets et aux campagnes de défense des droits, de sensibilisation et de réforme du droit, notamment en rédigeant des rapports, en aidant à préparer les présentations et en coordonnant la distribution du matériel. • Gérer le système de gestion des cas et veiller à ce que les données soient exactes et complètes. • Aider à former le personnel sur les procédures administratives et informatiques, y compris les systèmes de gestion des fichiers. • Ouvrir les dossiers des clients et tenir à jour les coordonnées pour les dossiers actifs. • Coordonner et gérer le système de rappel des dates des délais légaux. • Maintenir la bibliothèque juridique.Soutien administratif: • Offrir un soutien administratif au personnel des programmes. • Aider à élaborer les procédures du bureau et à former le personnel sur les processus administratifs et les applications informatiques. • Répondre aux demandes de renseignements par téléphone et par courriel et fournir des renvois. • Coordonner le système d’accueil interne pour orienter de manière appropriée les clients potentiels et les demandes de renseignements des clients actuels au personnel. • Collaborer avec les autres membres du personnel de soutien du CASR et des cliniques sœurs pour s’assurer que le bureau de réception est doté en personnel. • Coordonner les déplacements et l’hébergement du personnel. • Gérer le courrier et les colis entrant et sortant. • Réserver des salles de réunion et de conférence. • Offrir du soutien au conseil d’administration et accomplir les autres tâches attribuées. QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES EXIGÉES: • Diplôme ou certificat d’un programme d’aide juridique reconnu. • Au moins trois années d’expérience en tant qu’adjoint juridique. • Expérience dans les domaines des litiges civils, y compris une expérience liée aux Règles des procédures civiles de la Cour de justice de l’Ontario ou aux Règles de la Cour fédérale. • Connaissance des règles et des exigences de dépôt en vertu de divers cours et tribunaux, y compris, mais sans s’y limiter: la Cour des petites créances, la Cour supérieure, la Cour divisionnaire, la Cour fédérale, ainsi que la Commission des relations de travail de l’Ontario, le Tribunal de l’aide sociale, le Tribunal des droits de la personne Ontario, Tribunal de la sécurité sociale • Expérience de la préparation de documents, y compris des requêtes, des dossiers, des affidavits de documents et des documents requis pour le travail en appel et en révision judiciaire • Expérience du service à la clientèle et solides compétences en communication. • Capacité de travailler avec des collectivités diversifiées, surtout les groupes à faible revenu et traditionnellement marginalisés. • Solides compétences administratives et organisationnelles et capacité à établir les priorités. • Bon jugement et solides aptitudes à la résolution de problèmes. • Excellentes compétences dans les applications MS Word, Excel, Microsoft Outlook, AdobePro et dans la recherche sur Internet. • Capacité à travailler sous pression en prêtant attention à l’exactitude et aux détails. • Aptitude à travailler avec un minimum de supervision et de sa propre initiative, ainsi qu’à collaborer au sein d’une équipe.Compétences constituant un atout : • Être bilingue. • Connaître le droit sur la sécurité du revenu (le programme Ontario au travail, le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, l’assurance-emploi et le Régime de pensions du Canada). • Expérience liée aux litiges au niveau de l’appel. • Expérience au sein d’une clinique juridique ou d’un autre organisme à but non lucratif. • Expérience avec un logiciel de webinaires, comme Zoom, WebEx ou Skype Entreprise.En plus de l’examen des qualifications, des entrevues et de la vérification des références, les candidats retenus peuvent être invités à participer à une évaluation des compétences. RÉMUNÉRATION ET PROCESSUS DE PRÉSENTATION DES CANDIDATURES : Il s’agit d’un poste à plein temps dont le salaire annuel se situe entre 63 000 $ et 75 000 $, en fonction de l’expérience. Il y a un régime collectif et un REER de 5,5 % en plus du salaire.Veuillez présenter vos candidatures d’ici le 30 avril 2021 à l’adresse konevae@lao.on.ca, avec le texte suivant dans la ligne Objet : Candidature au poste d’adjoint juridique et administratif.Le CASR est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et qui s’engage à se doter d’un effectif équitable, diversifié et inclusif. Nous encourageons les candidatures des groupes en quête d’équité, y compris, sans toutefois s’y limiter, les femmes, les personnes d’origine autochtone, les personnes handicapées, les membres des collectivités racialisées, les membres de différentes communautés religieuses; et les personnes de diverses identités ou expressions de genre.Nous remercions tous les candidats. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront retenus pour une entrevue. |
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